Preferencji odnośnie komunikacji jest tyle, ilu jest promotorów. Dla własnej korzyści warto uzgodnić te zasady przed rozpoczęciem współpracy.

Chyba najlepszą formą kontaktu jest regularne spotkanie z promotorem i krótka rozmowa o postępach w pracy. Wymiana informacji w trakcie takiego spotkania jest dużo bardziej wartościowa i z pewnością szybsza niż seria e-maili. Jedyne o czym należy pamiętać to o robieniu notatek w trakcie spotkania lub tuż po jego zakończeniu. Promotor, który po raz kolejny daje dyplomantowi te same sugestie lub poprawia te same błędy nie jest zadowolony z tak układającej się współpracy. Z drugiej strony promotor, który ciągle zmienia oczekiwania i na przykład wraca do pierwotnych pomysłów, które sam skrytykował, nie jest pomocny dla swego podopiecznego. Dlatego również dla dyplomantów takie notatki to dobry pomysł.

Poczta elektroniczna

Być może Twój promotor preferuje wyłącznie tradycyjne kontakty via e-mail. Wówczas dobrym pomysłem jest dodawanie na początku tytułu wiadomości “[DYPLOM]”, co znacznie ułatwia odnajdywanie takiej poczty i zarządzanie nią.

Wysyłanie kolejnych wersji pracy w postaci plików mających po kilka lub więcej MB jest jednak metodą mocno anachroniczną i nie przystaje do współczesnych realiów Internetu - jeśli mamy do dyspozycji tylko młotek, to każdy problem wygląda jak gwóźdź. Poczta elektroniczna powinna służyć do uzgodnień na przykład spotkań, do krótkiej korespondencji a nie do wymiany i wersjonowania plików, gdyż do tego znacznie lepiej nadają się inne narzędzia.

Systemy uczelniane

Być może promotor korzysta z komputerowego systemu obsługi dziekanatu i jest to system mający więcej zalet niż wad. Jest to bardzo dobre rozwiązanie pośrednie między pocztą elektroniczną a profesjonalnym zarządzaniem projektem: pozwala załączać pliki, robić notatki i analizować historię zmian. Nie każdy tego typu system informuje jednak o aktualizacji załączonych w nim plików, dlatego dobrze jest niezależnie wysłać krótki e-mail.

Systemy zarządzania projektami

Proponuję podczas realizacji pracy korzystać ze środowiska wspierającego realizację projektów technicznych, takiego jak GitHub. Dla osób, które nigdy z GitHuba nie korzystały może to być przynajmiej dodatkowe doświadczenie ważne dla pracodawców.

Niezależnie od możliwości technicznych i wybranych sposobów współpracy, należy skrupulatnie dokumentować postępy i napotykane problemy, gdyż znacznie ułatwia to późniejsze pisanie pracy.